快適ソフト情報局

導入する目的を考えよう

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文書管理システムを選んで導入する

女の人

ますは導入するメリットを

もしも、自社で文書管理システムを導入することを検討しているなら、まずは導入する目的について考えておきましょう。文書管理システムのソフトウェアは今や沢山の種類があります。その中から、自社に必要なソフトを選びましょう。

失敗しない選び方を行おう

せっかく、自社で文書管理システムを導入するのですから、ソフトウェア選びで失敗しないように注意しましょう。自社で使うソフトウェアを選ぶにあたって、重要視するポイントは機能性やサポート体制と言われています。

機能性で選ぶ

文書管理システムは機密文章などを効率よく管理するソフトですから、当然、機能性で選ぶことがおすすめです。多機能であることは、もちろんのこと、セキュリティ対策も万全なソフトウェアを見つけることで、安心して業務を行なうことができます。

サポート体制をチェック

特に、文書管理システムを初めて導入する企業はサポート体制に注目するのも一つの手段です。システムを導入した後のトラブル発生時に24時間対応してくれるか、問題的に組織で迅速的に対応してくれるか、などを確認してソフトウェアを選びましょう。

文書管理システムの選ぶポイント

no.1

トータルコスト

文書管理システムの選び方の第一位はトータルコストになります。設備の維持にかかるランニングコストと初期費用だけで、どれぐらいの費用がかかるのか。文書管理システムを導入する前に事前に計算しておきましょう。

no.2

セキュリティ

文書管理システムの機能で一番重要なセキュリティが第二位になります。セキュリティは情報を管理するうえでも大切なもの。そのため、セキュリティの強度やどんな制限をかけることができるのか、確認して選ぶといいでしょう。

no.3

使いやすさ

使いやすさは長く会社でソフトを活用するにあっても重要になります。そのため、選び方でも第三位なのです。特に、文書管理システムを初めて導入する企業は、機能性よりも使いやすさを重視することをおすすめします。

no.4

アクセスが制限できる

文書管理システムを活用することで、情報を社内の権限に合わせて、アクセスを制限することができます。もしも、意図的に社内の情報を制限したいなら、制限することができるソフトを選ぶといいでしょう。

no.5

バックアップ

文書管理システムで情報を電子的に管理するならバックアップ機能が充実しているものを選びましょう。バックアップ機能が充実していると万が一の際にも、データを紛失するリスクを最小限に抑えることができます。